Rendezvényszervezés egy kézben: mikor éri meg?

Egy céges rendezvény mögött sokkal több szereplő dolgozik, mint amennyit a vendég lát: helyszín, catering, dekoráció, program, fellépők, hang-, fény- és látványtechnika, színpad, hostessek, grafika és számos további részlet. Minél több különálló szolgáltató vesz részt a megvalósításban, annál fontosabbá válik a koordináció.

Kevesebb egyeztetési pont

Ha a szervezés és a technikai kivitelezés külön cégeknél van, egy egyszerű programmódosítás is több körös egyeztetést indíthat el. A szervező szól a technikai partnernek, a technikai partner visszakérdez, közben egyeztetni kell a helyszínnel, majd az információt továbbítani kell a megrendelő felé. Egy integrált csapatnál ezeknek az információknak jelentős része házon belül mozog. Ez gyorsabb döntést és kisebb hibalehetőséget jelent.

A kreatív ötlet rögtön megvalósíthatóvá válik

Egy látványos rendezvényötlet csak akkor ér valamit, ha technikailag és költségvetésileg is megvalósítható. Ha a kreatív tervezésnél már jelen van a technikai tudás, gyorsan eldönthető, hogy egy színpadkép, vetítés, LED fal, különleges fénymegoldás vagy térbeli installáció milyen eszközökkel és milyen költséggel építhető meg. Így kevesebb olyan koncepció születik, amelyet később vissza kell bontani.

Helyszíni változásnál különösen sokat számít

Rendezvényeken szinte mindig történik valamilyen változás. Késik az előadó, módosul a program, máshová kerül egy programelem, plusz mikrofon kell vagy az utolsó pillanatban érkezik egy új prezentáció. Ilyenkor előny, ha a rendezvényvezető és a technikai csapat ugyanazon rendszer szerint dolgozik, és nem kell több beszállító között jóváhagyásokat és információkat továbbítani.

Mikor nem szükséges teljes körű szolgáltatás?

Nem minden esemény igényel komplex rendezvényszervezést. Egy kisebb céges meetinghez vagy egyszerű hangosításhoz sokszor elegendő egy jól meghatározott technikai szolgáltatás. Az egy kézben történő megvalósítás főleg akkor jelent komoly előnyt, amikor több programelem, több technikai terület és több külső szolgáltató munkáját kell összehangolni.

A közös tervezés a költségkeretet is átláthatóbbá teszi, mert a kreatív és technikai döntések hatása már az előkészítés során látható. Így könnyebb eldönteni, mire érdemes többet fordítani, és hol lehet egyszerűbb megoldást választani anélkül, hogy az a vendégélmény rovására menne.A cél nem az, hogy minden rendezvény szükségtelenül bonyolult legyen, hanem éppen az ellenkezője: a megrendelőnek minél kevesebb részlettel kelljen külön foglalkoznia. Egy felelős partner átlátja a teljes eseményt, koordinálja a szükséges szereplőket, és egy kézben tartja a megvalósítást.